Co to jest mediacja i jaki jest jej cel? Otóż mediacja jest to odformalizowane postępowanie pozasądowe, mające na celu ugodowe rozwiązanie sporu przy udziale bezstronnego mediatora. Może być prowadzona w każdej sprawie, w której możliwe jest zawarcie ugody, w tym w sprawach cywilnych, rodzinnych, karnych i gospodarczych. W niniejszym artykule odniesiemy się do mediacji w sprawach gospodarczych, gdzie stronom częściej niż w innych sprawach może zależeć na odbudowaniu wzajemnych relacji i zachowaniu poufności. Głównie może to dotyczyć spraw nienależytego wykonania umowy lub braku zapłaty należności oraz roszczeń odszkodowawczych.
Klauzula mediacyjna
O rozwiązaniu sporu w drodze mediacji strony mogą zdecydować już na etapie zawierania umowy stanowiącej podstawę przyszłej współpracy, ale także po powstaniu sporu, przed skierowaniem sprawy do sądu oraz na etapie postępowania sądowego. Jeśli strony na początku współpracy zdecydują się rozwiązywać przyszłe spory w pierwszej kolejności w drodze mediacji, to powinny uregulować to w swojej umowie poprzez umieszczenie klauzuli mediacyjnej. Klauzula powinna określać, jakie spory będą w przyszłości poddawane mediacji oraz wskazywać osobę mediatora lub ośrodek mediacji. Decydując się na zamieszczenie klauzuli mediacyjnej w umowie strony zobowiązują się do podjęcia próby ugodowego rozwiązania sporu, zanim jeszcze zdecydują się na skierowanie sprawy do sądu. Niemniej jednak zastosowanie klauzuli mediacyjnej w umowie, nie stanowi przeszkody w rozpoznaniu sprawy przez sąd powszechny, aczkolwiek może odsunąć w czasie wydanie rozstrzygnięcia. Zgodnie bowiem z art. 2021 k.p.c. na zarzut pozwanego dotyczący zawarcia przez strony umowy o mediację, sąd skieruje strony najpierw do mediacji, a dopiero w przypadku braku osiągnięcia porozumienia rozstrzygnie spór w orzeczeniu kończącym sprawę.
Umowa mediacyjna po powstaniu sporu
W przypadku braku umownej klauzuli mediacyjnej, strony nadal mogą skorzystać z mediacji, jeśli tylko wyrażają taką wolę. Wówczas mają możliwość zapisu na mediację w konkretnym ośrodku mediacyjnym lub u konkretnego mediatora. Natomiast, jeśli tylko jedna ze stron sporu chciałaby zainicjować postępowania mediacyjne może w tym celu złożyć wniosek o mediację i oczekiwać na zgodę drugiej strony. Taki wniosek po jego akceptacji przez drugą stronę, zastępuje umowę o mediację. Mimo, iż wniosek o przeprowadzenie mediacji nie jest pismem procesowym i nie musi spełniać warunków przewidzianych prawem dla takiego rodzaju pism, to powinien dokładnie określać czego strona się domaga wraz ze wskazaniem okoliczności uzasadniających to żądanie, a nadto powinien być opatrzony podpisem strony i zawierać listę załączników do wniosku, a jeśli strony zawarły umowę o mediację, także odpis tej umowy (art. 1837 k.p.c.).
Skierowanie stron do mediacji przez sąd
Do mediacji może również skierować strony sąd. Dzieje się tak w przypadku, gdy po wszczęciu postępowania sądowego, sąd oceni, że charakter sprawy pozwala na prowadzenie mediacji oraz że będzie to sprzyjało ugodowemu załatwieniu sporu. Nadal jednak niezbędna jest zgoda obu stron postępowania, by mediacje można było prowadzić. Wyrazem tego jest uprawnienie strony do zgłoszenia oświadczenia odmawiającego zgody na udział w mediacji, mimo wydania przez sąd postanowienia, które to oświadczenie należy zgłosić w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia stronie. Zgłoszenie sprzeciwu przez którąkolwiek ze stron na udział w mediacji powoduje, że sprawa podlega rozpoznaniu przez sąd w trybie zwykłym.
Przed formalną decyzją o skierowaniu stron na mediację, sąd może zaprosić strony na spotkanie informacyjne, gdzie przedstawi polubowne metody rozwiązywania sporów, zasady ich przeprowadzania oraz korzyści płynące z tego typu rozwiązań. Może też wezwać strony do osobistego stawiennictwa na posiedzeniu niejawnym celem wysłuchania i oceny zdatności sprawy do mediacji. Zaznaczyć przy tym trzeba, iż nieusprawiedliwione niestawiennictwo strony na spotkaniu informacyjnym lub posiedzeniu niejawnym celem wysłuchania może doprowadzić do tego, że sąd obciąży taką stronę kosztami nakazanego stawiennictwa.
Z praktyki wynika, że skuteczność skierowań do mediacji sądowej jest wyższa po osobistym kontakcie sędziego ze stronami, albowiem wtedy sąd nie tylko ma możliwość bardziej wnikliwego poznania okoliczności sporu i złożoność sprawy, ale przede wszystkim ma możliwość poznania postawy stron tak względem samego sporu, jak i proponowanych, polubownych metod jego zakończenia. Oczywiście, w przypadku skierowania sprawy przez sąd do mediacji, to sąd wyznacza mediatora z listy mediatorów oraz czas trwania mediacji, co do zasady nie dłuższy niż 3 miesiące.
Przebieg mediacji
Mediator ustalony na podstawie jednego z wyżej omawianych sposobów, ustala niezwłocznie termin i miejsce posiedzenia mediacyjnego. Posiedzenie mediacyjne nie jest wymogiem absolutnym. Strony mogą się zgodzić na przeprowadzenie mediacji bez takiego posiedzenia. Postępowanie mediacyjne jest niejawne, a z jego przebiegu sporządzany jest protokół. W trakcie trwania mediacji mediator wyjaśnia i ustala zasady mediacji, a zarazem poznaje nastawienie stron do zaistniałego sporu. To w dużej mierze od umiejętności i doświadczenia mediatora zależy, czy w danej sprawie będzie można uzyskać ugodę i uniknąć postępowania sądowego. Co szczególne ważne w kwestii dowodowej, protokół z mediacji nie powinien zawierać jakichkolwiek propozycji ugodowych, propozycji wzajemnych ustępstw lub innych oświadczeń, poza samą treścią ugody – jeżeli została zawarta.
Powyższa zasada z jednej strony stanowi odzwierciedlenie zasady niejawności mediacji, z drugiej zaś strony ma doprowadzić do wyłączenia składanych przez strony wniosków dowodowych na dalszych etapach postępowania sądowego z powołaniem się na przebieg postępowania mediacyjnego.
Wynik mediacji
Krótkie postępowanie mediacyjne ma swój konkretny koniec. Jeżeli strony doszły do porozumienia w sprawie, to zostaje zawarta ugoda. Treść ugody zamieszcza się w protokole z przebiegu mediacji bądź w formie załącznika do protokołu. Dla swej ważności ugoda powinna być podpisania przez obie mediujące strony. Po zawarciu ugody mediator składa w sądzie, który prowadzi sprawę protokół z mediacji, przy czym do zatwierdzenia ugody przez sąd wymagany jest jeszcze wniosek strony. Zatwierdzenie ugody przez sąd oznacza nadanie jej klauzuli wykonalności, a jeśli ugoda nie podlega wykonaniu w drodze egzekucji, to zatwierdzenie ugody odbywa się przez wydanie postanowienia o zatwierdzeniu ugody. Należy pamiętać, że ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem.
Jeżeli strony nie osiągnęły ugody w trakcie trwania mediacji, doręczenie stronom odpisów protokołu mediacji stanowi ostatnią czynność mediacji.
Mediacja – czy warto?
Skierowanie sprawy do mediacji może leżeć zarówno w interesie powoda, jak i pozwanego. Dzieje się tak nie tylko z uwagi na chęć zachowania dobrych relacji między stronami czy też przyspieszenia zakończenia sporu, ale również ze względu na korzyści finansowe, jakie mogą z tego płynąć. W przypadku zawarcia ugody przed mediatorem w toku postępowania sądowego, pozwany może uzyskać korzystną dla siebie ugodę i uniknąć obciążenia kosztami procesu, natomiast powód może liczyć na zwrot 3/4 opłaty od pozwu. Z doświadczenia możemy powiedzieć, że polskie sądy zaczęły dostrzegać potencjał drzemiący w mediacji i coraz śmielej stosować to narzędzie, również w sprawach gospodarczych. Wszędzie tam, gdzie spór jest skomplikowany, gdzie jest realne ryzyko wieloletniego procesu sądowego, a gdzie strony przewidują możliwość poczynienia wzajemnych ustępstw, warto przeprowadzić postępowanie mediacyjne. Co więcej, już na etapie zawierania umowy o współpracę gospodarczą, warto wziąć pod uwagę polubowne sposoby rozwiązywania sporów, gdyż nikt nie zrozumie tak dobrze indywidualnych interesów gospodarczych stron, jak same strony.